Controle de Estoque | Aprenda como fazer um controle perfeito do seu estoque e “turbine seus lucros”

Você sabe como fazer o controle de estoque?

Sabe porque é importante fazer este controle de estoque?

Bom, chega de perguntas, agora é hora de te mostrar os benefícios de fazer este controle para o seu negócio.

Veja o que prepararei especialmente para você neste artigo:

  • O que é estoque, porque fazer o seu controle e os seus benefícios.
  • Os 5 métodos mais usados para o controle de estoque.
  • Como fazer um bom controle de estoque e como calcula-lo.

Gostou? então, continue lendo o artigo e entenda melhor sobre controle de estoque.

 

O QUE É ESTOQUE?

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O estoque é o coração da sua empresa.

É ali no estoque que está o seu dinheiro, é ali que você tem lucro ou deixa de ter.

Estoque é um termo utilizado no dia-a-dia de muitas empresas e representa, de forma geral, os produtos que estão armazenados para serem vendidos para os clientes.

Estoque também pode ser entendido como qualquer recurso armazenado.

3 PRINCIPAIS MOTIVOS PARA VOCÊ FAZER UM BOM CONTROLE DE ESTOQUE


1 | Ajuda na redução de custos

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A falta de um estoque ou a falta de acompanhamento, geralmente incorre em perda de vendas do seu negocio.

Tornando necessário a manutenção de um alto nível de estoque para evitar esses custos e atrasos em função da transição.

Estes três pontos abaixo mostram as causas particulares deste problema:

  • Falta de certeza absoluta sobre a demanda futura dos produtos;
  • Falta de certeza absoluta sobre o recebimento dos insumos necessários para a fabricação dos produtos;
  • Atrasos na produção/aquisição de produtos que utilizam a mesma estrutura dentro da empresa, em uma escala de rotação.

Há também outros custos de estoque que você deve levar em consideração, veja:

  • O custo imobiliário do espaço físico;
  • A contratação de pessoal para armazenagem, retirada e despacho do produto;
  • O seguro contratado para salvaguardar o valor total dos produtos em estoque contra roubos, incêndios e outros possíveis acidentes.
  • As perdas de valor de um produto que está estocado há um certo tempo e que se tornou obsoleto diante de um novo produto lançado no mercado, ou perdeu a validade por ser perecível.

Então, quanto maior o estoque, maiores serão estes custos.

O ponto é que, se você faz um acompanhamento do seu estoque, sabe se ele esta elevado, e sabe também que não precisa gastar mais dinheiro comprando mais produtos de forma desnecessária.

Você deixa estocado porque você sabe exatamente quando vai comprar, dessa forma você terá uma redução de custos.

Não gastando ao comprar mais produtos que você sabe que tem no seu estoque.

E com esta economia, usar estes recursos em um investimento feito no seu próprio negocio ou em uma aplicação externa.

Qualquer empresa que trabalha com grandes volumes de venda ou mesmo você microempreendedor que deseja aumentar sua vantagem competitiva no mercado precisa diminuir seu estoque até os volumes mínimos que não causem perdas de vendas.

 

2 | Garante a disponibilidade de produtos

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Como dito acima, ter um volume de estoque acima do necessário pode trazer sérios prejuízos para a sua empresa.

Porém a falta de produtos, especialmente dos mais vendidos pode ser um problema também.

Vou citar um exemplo para você entender melhor:

Caso uma lampada de uma vitrine de roupa da sua loja queime, você sabe que não precisa ter um estoque de lampadas em sua loja porque é uma peça de rápida reposição.

Porém, se uma cliente gostar de uma das peças de roupa da sua vitrine e você não tiver no estoque naquele exato momento, você perdera uma venda.

Você não conseguira fazer com que a cliente espere, até que você entre em contato com seu fornecedor e ele venha trazer a peça que sua cliente deseja.

Ai esta a importância de você garantir que aquele produto, diferentemente da lampada, conste em seu estoque em pequenas quantidades e números diferentes.

Porque desta forma você não perdera venda, e ao identificar que este produto esta tendo um bom giro no estoque, terá tempo de solicitar mais peças ao seu fornecedor sem tomar prejuízos.

Afinal é como diz aquele velho ditado:

“Um homem (ou mulher) prevenidos vale por dois”.

 

3 | Aumenta a satisfação dos seus clientes

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Sem dúvida um dos principais benefícios de se fazer uma gestão de estoques eficiente é a satisfação dos seus clientes.

E por quê?

Bom, quando você faz uma boa gestão do seu estoque você não vai vender para o seu cliente algum produto que você só tem por foto.

E além disso, quando o estoque é bem organizado os produtos poderão ser enviados mais rapidamente.

E por consequência disso, seus clientes também receberão o produto mais rápido aumentando assim a satisfação dele com a sua empresa.

 

OS 5 MÉTODOS MAIS USADOS PARA O CONTROLE DE ESTOQUE

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Bom até aqui você já viu a importância de se fazer um bom controle de estoque dos seus produtos.

Mas aí vem uma pergunta importante: “Que método de controle de estoque utilizar”?

Abaixo cito quais são os 5 principais:

 

Peps

Primeiro vamos falar deste método muito útil, simples e fácil de aplicar no dia a dia da sua empresa.

Vou te explicar como funciona, como utilizar e quais os benefícios, vem comigo…

PEPS que significa, Primeiro que Entra, Primeiro que Sai , e é um dos métodos mais utilizados.

No método PEPS, usa-se o custo do lote mais antigo quando da venda da mercadoria até que se esgotem as quantidades desse estoque, daí parte-se para o segundo lote mais antigo e assim sucessivamente.

Funciona da seguinte forma, quando um produto é retirado do seu estoque, você da prioridade para o produto mais antigo.

Desta maneira, os primeiros produtos comprados por você para sua empresa são os primeiros itens a serem vendidos para os clientes.

O PEPS é indispensável quando a empresa trabalha com produtos perecíveis, pois tende a fazer com que o item mais antigo seja o primeiro a ser vendido.

Para quem trabalha com a venda de alimentos por exemplo, nesse formato os produtos alimentícios com data de validade mais antigas, sairão primeiro que os mais novos.

Evitando assim a perca desses produtos e consequentemente evitando que você jogue seu dinheiro investido no lixo.

Outra vantagem do PEPS é facilitar a gestão financeira da sua empresa.

Ao trabalhar com o preço de custo por unidade do estoque, em vez da média do preço de custo de todas as unidades, é possível diferenciar o preço de venda do mesmo produto.

Repassando aumentos e descontos obtidos nas compras mais antigas em relação às compras mais recentes.

O PEPS é o método contábil utilizado pela Receita Federal do Brasil para o cálculo de tributos.

É com base nele que o seu estoque é avaliado e, em cima dessa estimativa, são calculados os impostos e tributos.

 

UEPS

Já o UEPS significa: Último a entrar, primeiro a sair.

Esse método não vai funcionar bem se a sua empresa trabalhar com produtos perecíveis.

O UEPS, no entanto, é um dos métodos de controle de estoque mais eficientes para o planejamento da produção, ao permitir ajustes rápidos nos preços e quantidades a serem fabricadas de acordo com o consumo real.

Porém, este método reduz a margem de lucro operacional da empresa, porque, no momento da medição, os fatores externos no daquele momento (inflação, variação cambial etc) são repassados ao preço de custo da mercadoria.

 

 

Preço médio moderado

O preço médio ou custo médio ponderado representa o custo a ser contabilizado por meio de uma média dos custos de aquisição.

Falando assim parece complicado o seu calculo, porem é bem simples, vem comigo que te mostro.

Imagine que você produza um produto A e que, num determinado período do mês, você consiga produzir um lote de 100 unidades desse Produto A, ao custo de R$ 500 reais.

Agora imagine que em outro período desse mesmo mês você tenha uma despesa de 1.150 reais para produzir 200 unidades do seu Produto A e queira saber o custo médio do seu produto.

Você vai somar o custo total para produzir o Produto A (500 reais + 1150 reais) e dividir esse custo pelo número de unidades produzidas (100 + 200) (1650 / 300).

Logo, o custo médio de cada unidade produzida é de R$ 5,50.

Normalmente divide-se o custo médio em ponderado fixo e ponderado móvel.

Viu como é simples, agora você pode usar este calculo e saber o custo de cada unidade produzida.

 

Custo médio ponderado móvel

Este é um método considerado trabalhoso por muitos empresários.

Porem, de todos os métodos de controle de estoque, o custo médio ponderado é aquele que consegue refletir melhor as informações dos estoques remanescentes e custos de produção por período.

Além de ser o mais exato, é também o mais aceitável do ponto de vista fiscal brasileiro.

Neste método de avaliação o valor de cada unidade em estoque se altera pela compra de outras unidades por preço diferente.

A característica básica deste método é que tanto o estoque final como o custo das mercadorias vendidas ou requisitadas (para uso na produção) são avaliados pelo preço das aquisições.

O estoque final e o custo de mercadorias vendidas ou solicitadas para uso na produção, são válidos considerando o preço de custo.

Como o próprio nome indica, ele representa as despesas que variam de acordo com a sua produção.

A característica básica deste método é que tanto o estoque final como o custo das mercadorias vendidas ou requisitadas (para uso na produção) são avaliados pelo preço das aquisições.

Ou seja, o valor de cada unidade de produto em seu estoque, vai se alterar com a compra ou a produção de outras unidades de preço diferente, tendo um valor maior quando o nível de produção aumenta e menor quando a produção diminui.

Se o sistema adotado por sua empresa para controle de estoques for o de Inventário Permanente, você deve utilizar o custo médio ponderado móvel, pois seus estoques são constantemente atualizados em sua contabilidade.

 

Custo médio ponderado fixo

Neste método os materiais consumidos são baixados ao custo médio do final do mês, mesmo que tenham sido consumidos em vários dias do mês.

Isso porque o lançamento de baixa é feito apenas no final do mês.

Desta forma, o custo é único em virtude de ter sido usado o custo médio final, após as ponderações por custo e por quantidades durante o mês.

Para obtê-lo, é necessário dividir o custo total dos materiais que você tem para consumo ou produção pela quantidade equivalente desses mesmos materiais.

Lembrando que o custo total é a soma do custo das compras líquidas realizadas durante o período selecionado com o custo do estoque inicial.

Mas fique atento, por causa de sua apuração que acontece apenas no final de um período mais longo, ele só pode ser usado por empresas que utilizam o sistema de Inventário Periódico.

 

COMO FAZER UM BOM CONTROLE DE ESTOQUE


Faça o levantamento de inventário dos seus produtos

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Se você trabalha com produto, matéria prima ou qualquer coisa do tipo, você vai precisar fazer um inventário.

Ele é o passo inicial para o controle de estoque.

Todos os produtos que você tem em estoque, você precisa colocar dentro do seu inventario, que nada mais é que uma lista com todos estes itens.

Você obterá informações importantes, por exemplo se você tem algum item no seu estoque que você não tem mais giro, ou não compra mais porque não ha demanda para este produto, você pode cortar ele do seu inventario.

Se você tem um item que é novo, então você inclui ele no seu inventario.

Basicamente se você consegue manter o seu inventario atualizado, vai conseguir ter um conhecimento maior de onde sai e entra dinheiro na sua empresa de acordo com o seu estoque.

Uma dica para você é utilizar planilha de excel, que facilitara bastante o seu preenchimento e acompanhamento da sua lista.

 

Faça o controle das entradas e saídas

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Se você tem o controle do que esta entrando e saindo, com certeza terá uma noção maior do que é mais importante e do que é menos importante no seu estoque.

E também do que esta ganhando importância e o que esta perdendo importância.

O registro das entradas e saídas dos produtos estocados é imprescindível para o controle de estoque.

Esse procedimento ajuda você a conhecer as necessidades para melhor atendimento das demandas, mantendo os investimentos em estoque no nível mais econômico possível.

Além disso, possibilita a diminuição da idade média de estocagem, favorece o ciclo operacional e, consequentemente o capital de giro da empresa.

Logicamente, para manter o seu inventario atualizado, você deve fazer um controle rigoroso das entradas e saídas de estoque.

Essas entradas e saídas podem acontecer de varias formas.

  • Compras;
  • Vendas;
  • Devoluções realizadas ou recebidas;
  • Bonificações realizadas ou recebidas;
  • Remessa ou recebimento de transferências externas (entre empresas de um mesmo grupo).

Quando você faz esse controle, registrando tudo que entra e sai, isso te possibilita entender quando é o seu ponto de recompra exato.

Mais abaixo vou falar sobre o ponto de recompra.

 

Faça auditorias rotineiramente

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Então, para fechar este processo, você precisa periodicamente auditar o seu estoque para manter os registros atualizados ou identificar se não a erros nas planilhas e por fim sanar qualquer problema.

Se você não faz esta auditoria, você pode estar criando um buraco no seu estoque, por não saber se a perdas ou qualquer outro tipo de problemas no seu estoque.

 

Tenha um estoque de segurança

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Imagine, que você tenha um enorme prejuízo por deixar de fazer muitas vendas porque não tinha os produtos certos em estoque?

Seria frustrante, concorda comigo?

 

Isso pode ser evitado se você fixar atento ao seu estoque de segurança.

O estoque de segurança é quando você tem um estoque reserva suficiente para que caso aconteça faltas de estoque, diante da demanda e a incerteza, você ter como repor um item faltante do produto quando necessário.

Se por um problema ou outro houvesse atraso na entrega de uma mercadoria pelo fornecedor, isso causaria o esgotamento do seu estoque do período previsto da entrega até a chegada do produto.

Você também estaria se precavendo caso houvesse um aumento nas vendas ou o consumo da mercadoria estocada fosse maior que o previsto enquanto o produto fornecido estiver em trânsito para o seu estoque.

O estoque de segurança é importante para o seu negocio e esta diretamente ligado ao sucesso das suas vendas

No varejo, é preciso saber manter em estoque todos os produtos que os clientes possam desejar.

Nas indústrias, é preciso ter estoques de matérias-primas para garantir a produção contínua.

Em um e-commerce, evita que se percam vendas durante períodos de pico, como datas comemorativas.

Por fazer uma boa gestão do estoque de segurança você garante que:

  • Cumpra prazos de entrega mantendo a qualidade do serviço e promovendo a satisfação do seu cliente.
  • Mantenha o seu fluxo de produção
  • Evite gastos extras com contratação de funcionários temporários ou taxa mais alta para entregas de última hora.
  • Reduza custos de armazenagem se você sabe o volume exato de estoque que precisa, não vai cometer erros.
  • Evite o acúmulo de produtos muito sazonais, ou perecíveis. Acumular esse tipo de produto pode te dar futuros prejuízos.
  • Libere recursos para investir em áreas estratégicas para a empresa.

 

Como calcular o estoque de segurança

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Agora que você já sabe a importância de se calcular o estoque de segurança, veja abaixo em detalhes como você pode fazer isso.

Estoque de Segurança = Demanda média (vendas) diária x tempo de entrega (em dias)

Vamos ver um exemplo para facilitar.

Supondo que você tem uma franquia de venda de pizzas e costuma vender em média 100 pizzas por dia.

Normalmente, o tempo de entrega de novos pedidos para o seu franqueador é de 3 dias.

Só com esses dados você já consegue fazer o cálculo usando a fórmula.

Estoque de Segurança =100 x 3 = 300

Ou seja, você precisa ter 300 pizzas em estoque no minimo, qualquer valor igual ou abaixo desse já é um indicador que você precisa fazer um novo pedido para seus fornecedores.

Viu como é simples?

Basta você multiplicar a quantidade vendida do produto “X” por dia, pela quantidade de dias (tempo de entrega) que o seu fornecedor leva para te entregar a próxima arremessa.

Uma dica é você fazer este acompanhamento através de uma planilha de controle de estoque.

Toda vez que você cadastrar um produto na planilha de controle de estoques, é bastante indicado que ela tenha a funcionalidade de controle do estoque de segurança ou estoque mínimo ideal para cada produto que você venda.

O processo é bem simples, mas quando você tem uma quantidade grande de itens em estoque, o trabalho pode ser grande e vir acompanhado de erros e é justamente por isso que ele deve ser feito de forma automatizada.

Com o uso da planilha, você não precisa fazer cálculos o tempo inteiro, basta dar uma olhada na sua planilha de controle de estoques para saber quais itens estão abaixo do estoque mínimo.

 

CONCLUSÃO

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Bom, vamos relembrar o que você deve fazer para ter um bom controle de estoques?

  • Faça um inventário (levantamento dos produtos que tem em estoque)
  • Faça um bom controle das entradas e saídas
  • Faça auditorias rotineiramente
  • Tenha um estoque de segurança

Espero que este artigo tenha te ajudado tanto a ver a importância, como também a como de fato fazer um bom controle de estoque.

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Grande abraço


Fontes de consulta